Per molte aziende nei prossimi mesi entra in vigore l’obbligo di utilizzare la fattura elettronica in ogni transazione, non solo per quelle che coinvolgono la Pubblica Amministrazione. Nonostante si tratti di un’importante semplificazione, molti temono questa introduzione, perché ritengono di non essere in grado di utilizzarla al meglio.
In realtà sono disponibili numerosi software che rendono la fattura elettronica semplice e veloce da utilizzare, garantendo così molteplici vantaggi.
Come funziona la fattura elettronica
Il timore di molte aziende, e soprattutto delle piccole imprese, dipende dalla scarsa conoscenza della fatturazione elettronica, che in realtà è nata per semplificare sia i rapporti con clienti e fornitori, sia quelli con l’Agenzia delle Entrate. Le cose oggi stanno cambiando rispetto al passato, quando ognuno poteva decidere come compilare le proprie fatture, con un modello cartaceo su cui scrivere o anche attraverso l’utilizzo di software gestionali o di scrittura. Le nuove fatture elettroniche invece dovranno essere compilate attraverso appositi software, in formato unico per tutti (XML) e inviate tramite il Sistema di Interscambio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Il cliente dovrà conservare la fattura in formato digitale, su un server aziendale o anche sul cloud.
Il risparmio con la fattura elettronica
Utilizzare la fatturazione elettronica consente di ottenere interessanti risparmi. Prima di tutto si risparmia tempo per la compilazione e la produzione delle fatture, che non devono essere più stampate e inviate per posta, o tramite sistemi telematici come le e-mail. L’invio poi sarà certo e sicuro, il Sistema di Interscambio mette in comunicazione due soggetti, che quindi non possono dichiarare di non aver ricevuto il documento o di averlo smarrito. Quindi si avrà maggiore certezza anche per quanto riguarda il pagamento delle fatture stesse. In più, fermo restando che ogni fattura deve essere conservata per 10 anni, non servirà più lo spazio per il formato cartaceo, visto che le fatture devono essere conservate in forma digitale. Addio quindi agli armadi colmi di faldoni e migliaia di fogli.
Compilare la fattura elettronica
Questo tipo di documento non può più essere compilato “a piacere”; ci sono aziende che oggi compilano le fatture utilizzando dei programmi di testo comuni, oppure il software gestionale aziendale. Chi utilizzerà le fatture elettroniche dovrà avere a disposizione un apposito software, a sé stante o correlato al sistema di gestione globale della contabilità. Si tratta di una vera e propria rivoluzione, che porta però a semplificare la compilazione di questi documenti. Inoltre il recapito al Sistema di Interscambio permette anche di avere un rapido controllo dei documenti, evitando spiacevoli inconvenienti.
Un nuovo software in azienda
Per molti questo è il punto focale del problema: dover acquistare un nuovo software per la fatturazione. In realtà sono oggi disponibili numerosi programmi molto semplici da utilizzare e venduti a costi minimi. Volendo li si può correlare al software gestionale che si utilizza correntemente, oppure arricchire con programmi opzionali aggiuntivi, che permettono di svolgere buona parte della gestione contabile in un unico “ambiente”, senza dover avere vari programmi che operano separatamente.