Si avvicina l'estate e, come ogni anno, esplodono gli eventi outdoor in giro per l'Italia. Festival, fiere, manifestazioni culturali, eventi sportivi ma anche aziendali. Per non parlare di matrimoni e ricevimenti privati che richiedono strumenti e servizi dei grandi eventi esterni.
Gli spazi all'aperto consentono di godere di una bella giornata, del fresco, del sole, del panorama, dove c'è. Danno la possibilità di gestire grandi flussi di persone senza troppi confini e in contesti più flessibili.
Organizzare un evento outdoor, però, richiede anche delle attenzioni, partendo dal meteo imprevedibile, non solo con pioggia e vento ma anche con il caldo eccessivo. Sicurezza, strutture di copertura ben studiate e logistica rientrano nell'insieme delle sfide da affrontare con strategia, pianificazione e professionalità.
Che cosa può offrire, ad esempio, un Noleggio Tensostrutture? Sicuramente conoscenza di materiali, modelli, soluzioni, grandezze e servizi professionali connessi. Entriamo nel dettaglio delle grandi organizzazioni di eventi pubblici e privati in esterna.
Eventi all'aperto, cresce la richiesta ma esploriamo i principali rischi
Concerti, manifestazioni, stand commerciali o enogastronomici, matrimoni o ricevimenti con banconi di catering, rinfreschi o buffet. È la società dei grandi eventi pubblici e privati: l'esigenza di organizzarli all'aperto è guidata da numerosi fattori.
Il pubblico vuole uscire di più con le belle giornate, di pomeriggio, di sera ma soprattutto nei weekend. Cercano il divertimento, il relax, gli ambienti ariosi e scenografici. Le aziende e gli organizzatori possono sfruttare questo momento per format dinamici, indimenticabili, personalizzabili. Si possono creare allestimenti replicabili ma soprattutto esperienziali e adattabili agli ambienti naturali o urbani.
Gli eventi outdoor richiedono libertà creativa ma anche empatia, capacità di progettazione, su misura del pubblico, composto anche dai più piccoli, ad esempio, o da anziani e persone dai bisogni speciali. La complessità organizzativa è enorme e vediamo nel dettaglio perché.
Organizzare un evento all'aperto significa considerare numerose variabili, ad esempio le condizioni meteorologiche o il numero di pubblico o utenza che arriverà. Molte situazioni sono prevedibili, partendo anche dal meteo, in questi anni soggetto a cambiamenti repentini; anche il caldo rientra tra le difficoltà da affrontare, tanto per il pubblico quanto per i lavoratori.
Quanto raccontiamo è sicurezza: saper accogliere il pubblico, gli artisti o gli ospiti, i lavoratori stessi su strutture stabili, resistenti, tecnicamente certificate e pronte a proteggere tanto dal caldo quanto dalla pioggia. Palchi, stand espositivi, aree di accoglienza devono resistere a carichi e sollecitazioni. L'assenza di strutture adeguate non causa solo rischi per la sicurezza ma anche danni economici e di immagine.
Coperture e tensostrutture, materiali e certificazioni
La pianificazione porta a considerare rischi e opportunità, ad esempio quando si valuta la location non si tiene conto solo dello spazio ma anche delle caratteristiche del terreno, dell'accessibilità, dei vincoli normativi, utili a scegliere poi gli impianti luminosi, audio e multimediali. Mettendo insieme queste prime informazioni, ecco l'elenco parziale di un piano di sicurezza ben costruito: valutazione dei rischi, gestione delle emergenze, qualità del terreno e degli accessi, percorsi di uscita e evacuazione, area servizi igienici e parcheggio (opzionale).
Coperture adeguate per gli eventi esterni o outdoor vengono scelte considerando questo piccolo elenco, sicuramente più approfondito nella pratica. Le tensostrutture sono costruzioni leggere composte da teli stesi su cavi d'acciaio; i primi vengono applicati con bulloni e cavi, garantendo una tensione nella copertura e comunque una forma estetica, accogliente e funzionale all'evento. Le tensostrutture sono studiate per essere stabili, molto ampie, adatte all'audio e alla visione di grandi schermi, all'ascolto di musica o interventi dal vivo. I materiali utilizzati in queste grandi coperture, presenti anche in stadi, stazioni ferroviarie o aeroporti, sono diversi: PVC, poliestere, acciaio, cavi e tiranti con metalli inossidabili, resistenti e flessibili.
Grandi gazebo e tensostrutture si noleggiano presso agenzie specializzate che ne garantiscono anche il montaggio e la gestione logistica con personale dedicato. La certificazione ha un ruolo importante, ne attesta la sicurezza e l'efficacia, ad esempio impermeabile in caso di pioggia. Alluminio, acciaio e altri materiali devono essere compatibili con gli impianti elettrici e tecnici, tutti conformi alle normative vigenti.
Grandi eventi tra comfort e funzionalità, le altre caratteristiche richieste per l'outdoor
Comfort, professionalità e qualità sono i tre ingredienti che determinano il successo di un grande evento. L'esperienza positiva viene vissuta dal pubblico ma anche da chi organizza o partecipa. Il lato estetico è importante nel rendere possibile questi tre elementi. Dopo aver pensato all'illuminazione, ai sistemi audio-video, al riscaldamento e alla climatizzazione, gli spazi si rendono fruibili al meglio, offrendo anche servizi optional, ad esempio aree di ristoro, di accoglienza o che danno la possibilità anche di incontrare artisti e ospiti importanti.
Rivestimenti, pavimenti, arredi contribuiscono a creare atmosfere piacevoli, tanto per gli eventi pubblici quanto per quelli privati. La personalizzazione è importante perché segue anche i gusti di chi prenota gli allestimenti, il tema delle manifestazioni.
Le strutture modulari si adattano perfettamente alla grande quantità di richieste variabili nel settore dei grandi eventi. Offrono rapidità di installazione, facilità di montaggio e smontaggio, gestione semplificata dei costi operativi anche a vantaggio dei clienti. La modularità consente di espandere o modificare l'area e questo è importante considerando il meteo, che crea molti imprevisti. La crescita degli eventi all'aperto è destinata ad aumentare guardando i dati degli ultimi anni: il settore è ricco di professionalità, prodotti e innovazioni tra tecnologie, materiali e design, tecniche di organizzazione.
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