Il mondo di Internet mette a disposizione della pubblica amministrazione e dei privati una gamma infinita di piattaforme per videoconferenze: le aziende sono così riuscite ad adottare nuovi modelli comunicativi che, in tempi di pandemia, si sono imposti come necessari per la sopravvivenza delle imprese.
La videoconferenza online rappresenta dunque una vera e propria possibilità per intrattenere rapporti con l’esterno e, per sfruttarne al meglio le potenzialità, è necessario che un business scelga la giusta piattaforma per videoconferenze professionali e che abbia a disposizione gli strumenti fondamentali.
Gli strumenti fondamentali per rendere una videoconferenza professionale
Per realizzare una videoconferenza professionale – al di là del valore dei contenuti - non è possibile fare a meno di alcuni elementi che assumono un'importanza fondamentale. A livello infrastrutturale, sono tre gli aspetti imprescindibili:
- Un computer non può assolutamente mancare. Che si tratti di un tablet, di un PC, di un notebook o di un laptop, è importante avere un dispositivo in grado di garantire ottime prestazioni, oltre a comodità e praticità. Necessaria è la presenza di una videocamera e di un buon microfono, interno o esterno. Uno schermo con una risoluzione elevata consente di visualizzare in modo adeguato i documenti condivisi con i partecipanti, permettendo di interagire in modo più semplice e diretto;
- Il secondo strumento imprescindibile è una connessione a Internet, meglio se a banda larga. Ciò che conta è avere una linea che consenta un collegamento di lunga durata e che garantisca stabilità durante la conferenza stessa: videoconferenze che si interrompono o che non trasmettono con audio e video di qualità vanno ad inficiare negativamente sulla percezione della professionalità;
- Infine, non si può assolutamente fare a meno di un buon software per la videoconferenza. Il web mette a disposizione numerose opportunità in questo senso. L'importante è saper scegliere il giusto strumento in base alle proprie necessità, considerando gli obiettivi che si intendono perseguire;
Quali consigli seguire per una videoconferenza di successo
Ma quali sono le caratteristiche che deve avere una videoconferenza professionale per essere veramente di successo?
1. In primo luogo, una videoconferenza di qualità deve essere di impatto. Per ogni utente, l'esperienza generale deve essere gradevole e stimolante. Attenzione quindi all’interfaccia e all’usabilità. A questo proposito risulta fondamentale la facilità d'accesso: ciascun contatto deve riuscire a prendere parte all’evento senza problemi derivanti da un’esperienza di navigazione complessa e compassata. Curando gli aspetti legati all’usabilità, è possibile incrementare il retention rate diminuendo in modo significativo il tasso di abbandono;
2. È essenziale che ciascun utente possa ricevere spunti interessanti. La gestione dei contenuti va curata nei minimi dettagli per aggiungere valore e per trasmettere professionalità. Sarà necessario non solo preparare in modo attento il topic e tutti i potenziali argomenti correlati, ma anche sapere qualcosa sui partecipanti della conferenza, in modo da essere preparati per soddisfare al meglio l’interesse degli uditori ma anche per rispondere ad eventuali domande scomode;
3. Infine, attenzione agli aspetti visivi della videoconferenza. Questi, infatti, contribuiscono a renderla più semplice da seguire, coinvolgendo in modo più significativo gli utenti. È bene dunque preparare un buon documento da presentare ai partecipanti, che sfrutti l’impatto di immagini, elenchi puntati e forme piuttosto che affidarsi esclusivamente al contenuto testuale.