La guerra in Ucraina e il conseguente aumento di materie prime e del costo dell’energia ha messo in crisi gli uffici di amministrazione condominiale che ancora stampano in autonomia i documenti per i propri clienti.
L’uso quotidiano di macchine estremamente energivore, come scanner e stampanti, sta facendo impennare i prezzi delle bollette a fine mese, ai quali si aggiungono i costi in continuo aumento per le risme di carta, le cartucce di inchiostro e la cancelleria.
Gli studi condominiali in queste condizioni si trasformano in una copisteria, con i margini aziendali che si erodono e il danno aggiuntivo di non riuscire a dedicarsi in pieno ai propri condomini.
Poste Italiane e l’incubo delle code
Per spedire convocazioni, bilanci, verbali e compilare la modulistica poco intuitiva di Poste Italiane gli amministratori di condominio (o i loro collaboratori) buttano ore per fare la fila ogni giorno.
In seguito al Covid poi, l’esperienza agli uffici postali è peggiorata notevolmente, allungando le code e obbligando molti centri a un sistema di prenotazioni blindate, che rallentano le tempistiche dello studio condominiale.
Diventa frustrante non riuscire a ottimizzare il proprio lavoro per vincoli legati a servizi esterni poco performanti.
Ecco perché di solito, l’amministratore si rivolge a servizi di stampa esterni.
Servizi di stampa e imbustamento della posta
La maggior parte dei servizi di stampa e imbustamento della posta richiede agli amministratori di condominio di installare sui loro computer un software apposito per gestire l’invio dei documenti. Questa procedura molto spesso funge da deterrente, perché un software richiede ore per essere compreso a dovere da un dipendente, così come all’amministratore per spiegarlo a tutti i collaboratori che lo useranno.
Inoltre, molti studi continuano a far compilare la modulistica e a produrre la posta internamente (stampa dei documenti, fascicolazione, pinzatura, piegatura, inserimento nelle buste), nonostante la significativa perdita di tempo, perché i software per la gestione della posta di solito presentano le seguenti problematiche:
- vanno aggiornati (gli aggiornamenti spesso portano modifiche di layout e quindi nuovo tempo da dedicare per riprenderci la mano);
- presentano malfunzionamenti periodici (o blocchi del sistema) che fanno perdere il lavoro svolto fino a quel momento e capitano proprio nei momenti di massimo carico lavorativo;
- inviano tutti i documenti a una stampante che va in automatico, senza un sistema di controllo interno personalizzato (ovvero con una persona che se ne occupa).
Come fidarsi di un servizio di stampa e imbustamento?
Esiste un servizio di stampa e imbustamento, pensato apposta per gli amministratori di condominio, con un sistema di controllo umano e senza software da installare.
Si chiama Grey Post, è convenzionata con l’UNAI di Torino e da anni fornisce un servizio di controllo dei file gratuito, effettuato da un operatore specializzato in posta condominiale.
“Ho deciso di evitare software da dover insegnare o di dare in dotazione uno scanner. Ho preferito optare per la cosa più semplice: una e-mail. Ho quindi realizzato uno schema che riduce allo 0% la possibilità di errore. Basta seguire le indicazioni passo passo” ci spiega Riccardo Grosso, titolare di Grey srl.
“Per gli studi più tecnologici, inoltre, abbiamo recentemente integrato il nostro sistema anche con Danea Domustudio® e i maggiori software gestionali condominiali”.
Come liberarsi dal peso della posta in un clic
Perché scegliere Grey Post e non un altro sistema di stampa e imbustamento?
In Grey Post ogni studio di amministrazione condominiale può interagire con persone reali, che si occuperanno nel tempo della sua corrispondenza.
Grazie a questa personalizzazione umana è come stampare per conto proprio, senza perdere ore e ore per la produzione e le file in Posta.
Il processo di funzionamento di Grey Post è davvero molto semplice:
- Controllo del file inviato per e-mail
- Contatto con il referente che si occupa del processo di lavorazione per comprenderne le esigenze
- Stampa di prova
- Controllo manuale
- Imbustamento fatto a mano da operatori esperti interni (nessuna esternalizzazione)
- Affrancatura e invio tramite canale preferenziale con Poste Italiane
- Nessun anticipo richiesto per la spedizione (fatturazione fatta direttamente al condominio)
“Alcuni nostri clienti all’inizio erano reticenti perché pensavano che i nostri operatori non potessero avere lo stesso grado di conoscenza dei condomini rispetto ai loro impiegati. Eppure si sono resi conto che, una volta spiegate le esigenze specifiche, i nostri operatori erano addirittura più allenati a individuare errori nell’imbustamento e nell’ordine dei documenti. D’altronde sono 10 anni che tutti i giorni gestiamo questo specifico tipo di corrispondenza con un doppio livello di controllo” specifica il titolare di Grey Post.
Grey Post: le opinioni degli amministratori che usano questo servizio
Grey Post è l’unico servizio di stampa e imbustamento in cui la posta dello studio condominiale viene stampata e imbustata con un livello di controllo “sartoriale”.
Il servizio di assistenza è sempre attivo e gestito da un operatore reale, così da evitare all’amministratore di condominio e suoi collaboratori di fare invii automatici a occhi chiusi e incrociando le dita, sperando che tutto vada per il meglio.
In questo modo Grey Post è diventato un centro di stampa che gestisce la posta in tutta Italia, soprattutto in Piemonte, di decine di amministratori di condominio soddisfatti.
Di seguito, alcune storie di amministratori con il costante peso della corrispondenza da gestire, dubbi sull’affidabilità dei servizi di stampa esterni e problemi con altri servizi…
“Lavoro come presidente UNAI Torino dal 2018, nei primi tempi, viste le difficoltà raccontatemi e volendo dare ai miei associati un servizio postale migliore rispetto allo “standard” di bassa qualità dato da Poste Italiane, mi approcciai ai servizi postali privati. Da qui l’inizio di un’odissea che sembrava infinita, varie società si sono proposte e hanno provato a gestire gli studi di amministrazione associati UNAI con scarsi risultati. Le lamentele erano sempre le stesse, difficoltà di utilizzo, poca comunicazione, scarsa comprensione del da farsi, ecc., quello che è per noi amministratori “ordinaria amministrazione”.
Tutto questo fino alla primavera 2019 che è stata una vera “primavera” per l’associazione e il suo problema di postalizzazione. Riccardo Grosso, a capo della Grey Post sembrava avere un entusiasmo particolare per il proprio lavoro e ha subito conquistato i membri dell’associazione spiegando con semplicità come poteva risolvere i loro problemi e aiutarli nel lavoro di tutti i giorni. Da quel momento non ho più ricevuto lamentele sull’argomento, ci sentiamo regolarmente e il rapporto è ottimo. Finisse qui sarebbe idilliaco, invece no, una cosa fondamentale accade quando li chiami… RISPONDONO SEMPRE!
Non posso che essere soddisfatto a pieno del servizio che dà Grey Post, non solo a me ma anche come feedback che ho dai miei associati. Come in oggetto, bastavano due parole: GRAZIE Riccardo”. Maurizio Giubergia - Presidente UNAI Piemonte
“Dopo mesi di servizio mi pento profondamente di non aver scoperto e accettato prima la stampa e imbustamento, ammetto di aver fatto richiesta inizialmente di preparazione di documenti piuttosto impegnativi, con spedizioni che potevo controllare, per valutare nel dettaglio il servizio.
La precisione nella preparazione dei documenti attraverso una semplice mail ha ridotto di parecchie ore le perdite di tempo nel mio ufficio per la preparazione di queste spedizioni, per non parlare del mio personale, felice di non dover preparare decine di plichi ogni mese. Dopo questo tempo, posso ritenermi solo che soddisfatto del servizio fornito da Grey Post, la precisione con cui eseguono il lavoro richiesto risolve il problema della corrispondenza che toglie prezioso tempo a questioni ben più importanti in ufficio”. Geom. Degiovanni Matteo, Amministratore di Condominio
“Ho provato diversi servizi postali privati nella mia zona, restando insoddisfatto, non tanto per il servizio di recapito, ma del servizio di giacenza della corrispondenza inesitata, che spesso scoraggiava i condomini al ritiro, essendo i loro uffici, pochi, spesso unici, e distanti parecchio dalla sede di recapito
Ho scoperto Grey Post, guardando un video di presentazione del servizio su Facebook, li ho contattati e ho provato il servizio.
Quello che mi ha convinto dopo l’affidamento delle prime spedizioni è stato il fatto che utilizzando Poste Italiane come canale privilegiato per la spedizione della corrispondenza, (e non poteva essere diversamente, essendo la mia attività a 1200 Km di distanza), permetteva ai miei amministrati, di ritirare la giacenza nell’ufficio postale più vicino alla propria residenza, diminuendo di fatto il ritorno al mittente, della corrispondenza inesitata. Utilizzo ormai il servizio da quasi un anno, e quello che ho potuto constatare fino ad oggi:
- Velocità nella realizzazione delle spedizioni
- Ordine e velocità nelle lavorazioni della corrispondenza e nell’affidamento al corriere
- Puntualità nella consegna delle raccomandate (salvo disguidi del personale in zona di Poste Italiane), entro i termini previsti, come se li avessi spediti dall’ufficio postale sotto casa.
Pertanto non posso che consigliare ai miei colleghi di affidarsi senza nessun dubbio a Grey Post, per facilità di gestione dell’invio della corrispondenza (basta una semplice email e nessun programma da utilizzare), per puntualità e gentilezza del personale addetto.
Grazie a Grey Post ho risolto tutti i miei problemi di spedizione e imbustamento, liberando tempo alla mia attività. Spero questa mia testimonianza possa essere utile e cordialmente vi saluto”. Rag. Gaetano di Marco - Amministratore di Condominio
Per evitare il continuo rincaro delle materie prime con tariffe fisse e per risparmiare tempo prezioso (fino a 30 ore ogni mese secondo i calcoli di Grey Post) la migliore decisione per l’amministratore di condominio che esige la massima sicurezza sulla propria corrispondenza è quella di affidarsi a un servizio di stampa e imbustamento affidabile, semplice e veloce da usare.