Organizzare un evento all’aperto nel Cuneese: i consigli su location e allestimenti

L’organizzazione di un evento è sempre un’attività particolarmente complessa, dal momento che richiede un gran numero di competenze, ma anche di decisioni, non sempre così facili da prendere. E a maggior ragione se l’obiettivo è quello di creare un evento interamente all’aria aperta, le cose si fanno ancora più complicate, soprattutto perché l’intento è sempre quello di donare ai partecipanti un’esperienza da ricordare. Per questa ragione, conviene sempre fare riferimento a un agenzia eventi che opera da anni nel settore.

L’ottimizzazione degli spazi fa la differenza

Quando si parla di spazi all’aperto, è inevitabile pensare ad atmosfere che possono fare la differenza in ogni tipo di evento. La presenza di elementi naturali, ma anche l’aria fresca, rappresentano due aspetti che sono fondamentali per la realizzazione di un ambiente che possa risultare il più rilassante e coinvolgente possibile.

Al contempo, visto che si tratta di eventi da vivere all’aria aperta, è molto importante che gli spazi vengano organizzati al fine di favorire la maggiore socializzazione possibile. È chiaro che uno spazio esterno è decisamente più flessibile in confronto ad uno spazio interno ad un locale, data anche l’opportunità di garantire una partecipazione di un numero di invitati maggiore.

La location e i fattori da considerare

L’individuazione della location è un aspetto che fa la differenza sulla buona riuscita o meno dell’evento all’aperto. Per valutare quale spazio esterno possa rappresentare la soluzione migliore, bisogna tener conto di location come ad esempio giardini, parchi, spiagge, ma anche terrazze panoramiche o zone che integrano degli elementi naturali particolari, come i vigneti. In tutti questi casi, conviene sempre verificare che la location sia dotata di sufficiente  per poter ospitare tutti gli invitati che avete in mente. L’accessibilità è un altro aspetto che non può essere messo in secondo piano, soprattutto per offrire le dovute infrastrutture a persone con disabilità, ma non solo. Quindi, valutate la presenza di adeguati parcheggi, ma anche di servizi igienici e di soluzioni per facilitare l’accesso a persone con disabilità.

Anche le condizioni meteo possono incidere notevolmente sull’esperienza che caratterizza l’evento all’aperto. L’imprevedibilità del meteo è risaputa e, di conseguenza, vale sempre la pena cercare di organizzare anche una sorta di piano B. Ad esempio, provate sempre a ragionare sulla presenza di tendoni, piuttosto che di gazebi, in maniera tale che, in condizioni di sole oppure se il meteo dovesse peggiorare, ci sarebbe sempre la possibilità di tenere indenni gli ospiti da ogni tipo di avversità. Al contempo, è interessante anche prevedere eventualmente degli appositi sistemi di riscaldamento o di raffrescamento portatili, in maniera tale da rendere ancora più confortevole lo spazio esterno, sia in caso di freddo intenso che di caldo afoso.

Un altro aspetto che può incidere notevolmente sull’esperienza degli invitati all’evento è senz’altro l’illuminazione. Quando viene organizzata adeguatamente, l’atmosfera ne beneficia notevolmente e diventa tutto molto più magico e coinvolgente. Il suggerimento migliore da seguire, in questi casi, è quello di optare nella maggior parte dei casi sull’acquisto di luci a stringa, piuttosto che di lanterne o altre forme di lampade a led. È chiaro che è necessario organizzare e pianificare l’illuminazione tenendo conto degli spazi esterni e, in seconda battuta, anche dell’aspetto estetico

Aree tematiche e acustica

Suddividere lo spazio a disposizione in diverse aree tematiche? Anche questa potrebbe essere un’idea efficace, provando a immaginare l’intero ambiente a disposizione e suddividendolo poi in vari spazi dedicati in base all’attività da svolgere durante l’evento. In questi casi, conviene sempre dotarsi di apposita segnaletica, che possa permettere ai partecipanti di orientarsi in modo semplice e veloce.

C’è un ultimo aspetto che va sempre curato con grande attenzione, ovvero quello relativo all’acustica. Un evento organizzato in uno spazio aperto, infatti, rischia di diventare un problema proprio per l’acustica. Fate tante prove per evitare di avere a che fare con problematiche di dispersione durante l’evento.

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