Una sala riunioni ben progettata non è solo “una stanza con un tavolo”: è uno spazio strategico, dove si prendono decisioni, si incontrano clienti, si lavora in team. Arredarla significa trovare il punto di equilibrio tra dimensioni, layout, tavolo, sedute, luce, tecnologia, acustica ed estetica.
Da dove partire: ruolo e obiettivi della sala riunioni
Prima di scegliere arredi e finiture, è essenziale chiarire che tipo di sala riunioni si vuole creare. Verrà usata soprattutto per riunioni interne veloci, per presentazioni formali, per videoconferenze, per workshop creativi o per incontri con clienti? Ogni funzione richiede soluzioni diverse in termini di dimensioni, tecnologia e atmosfera.
Un criterio di base è il rapporto tra superficie e numero di persone. Le linee guida internazionali indicano circa 20–25 sq ft a persona, ovvero 1,8–2,3 m² per posto, per garantire spazio per seduta, passaggi e attrezzature. Una sala per 8–12 persone dovrebbe dunque collocarsi indicativamente tra i 14 e i 28 m², a seconda del livello di comfort richiesto e della presenza di schermi, armadiature o tavoli supplementari.
Questo dimensionamento non è solo una questione normativa: uno spazio troppo compresso peggiora la concentrazione, la qualità delle riunioni e l’immagine percepita da ospiti e clienti.
Definire layout e disposizione degli elementi
Una volta chiarito l’uso prevalente, si passa al layout. Nei contesti aziendali, due configurazioni sono particolarmente diffuse:
● Boardroom, con un grande tavolo centrale e posti su tutti i lati, ideale per 10–25 persone.
● U-shape, con tavoli disposti a U e apertura verso schermo o relatore, indicata per 20–40 persone.
Per gli ingombri, una stanza per 4–6 persone può misurare circa 430×365 cm con un tavolo 180×100 cm; per 10–12 persone si arriva a 610×390 cm con un tavolo attorno a 350×120 cm. Anche lo spazio di circolazione è decisivo: dietro le sedute estratte è consigliabile mantenere almeno 100–110 cm per permettere il passaggio.
La posizione del tavolo va studiata in relazione a porta, finestre e schermi: tutti devono vedere lo schermo senza ruotare eccessivamente il busto, evitando che la luce naturale crei abbagli o ombre sui volti. La distanza dallo schermo deve garantire una lettura confortevole: per display tra 75" e 85" ci si colloca di solito tra circa 2,7 e 3,4 m dalla prima fila di sedute.
Il tavolo: il cuore della sala riunioni
Il tavolo è l’elemento che più di tutti definisce la percezione della sala. Dal punto di vista ergonomico, la larghezza utile è in genere compresa tra 100 e 120 cm, con circa 70–75 cm di sviluppo lineare e 60 cm di profondità per persona, così da ospitare comodamente notebook, documenti e braccioli.
Si possono usare alcuni intervalli come riferimento:
● per 4–6 persone: 180–200 × 100–120 cm
● per 8–10 persone: 280–320 × 120 cm
● per 12–14 persone: 360–450 × 120 cm
Dal punto di vista estetico e rappresentativo, una scelta forte e coerente è un grande tavolo di design con gambe in ferro e piano in legno importante (massello o impiallacciato di forte spessore). Le gambe metalliche danno stabilità visiva e un tono contemporaneo/industriale, mentre il top in legno comunica solidità, calore e autorevolezza.
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Fondamentale l’integrazione della tecnologia: passacavi, prese di alimentazione, connessioni dati e video (HDMI, USB-C) vanno pensati all’interno del tavolo o in prossimità delle sedute, per evitare cavi a vista che riducono ordine e professionalità. In molti casi l’immagine complessiva della sala ruota proprio attorno a questo elemento centrale.
Le sedute: ergonomia e coerenza estetica
Le sedie da sala riunioni devono rispettare gli stessi principi ergonomici delle sedute operative, soprattutto se le riunioni sono lunghe o frequenti. La norma europea EN 1335-1:2020 definisce le dimensioni e i requisiti di regolazione per le diverse tipologie di sedie, pensate per adattarsi a utenti con corporature differenti.
Un buon modello dovrebbe offrire regolazione dell’altezza, supporto lombare, seduta proporzionata per l’uso prolungato e base stabile a cinque razze. Dal punto di vista estetico, materiali e colori dovrebbero dialogare con il tavolo: tessuti tecnici o pelle/ecopelle facilitano la manutenzione, mentre toni neutri valorizzano un piano in legno senza generare contrasti eccessivi.
Illuminazione: equilibrio tra comfort visivo e atmosfera
Una buona illuminazione della sala riunioni deve garantire comfort visivo, leggibilità dei volti in presenza e in video, e flessibilità d’uso. Le linee guida internazionali indicano valori intorno ai 300–500 lux negli ambienti di lavoro: un riferimento adatto anche a sale dedicate a incontri e presentazioni.
La temperatura di colore può modulare l’atmosfera: 2700–3000 K creano un ambiente più caldo e informale; 3500–4000 K mantengono un tono professionale; valori più elevati fino a 5000–6500 K aumentano la percezione di attenzione, da bilanciare però con materiali o finiture più calde.
Una combinazione efficace prevede luce generale diffusa, sospensioni o proiettori a basso abbagliamento sul tavolo e scenari dimmerabili per presentazioni. La luce naturale va controllata con tende o schermature per evitare riflessi su schermi e superfici lucide.
Tecnologia e acustica: elementi spesso sottovalutati
La qualità percepita di una sala riunioni passa anche dalla tecnologia. Per la videoconferenza servono schermi proporzionati alla distanza di visione, una camera posizionata all’altezza degli occhi, microfoni che coprano uniformemente il tavolo e diffusori calibrati sulla dimensione della stanza. I cavi devono essere integrati nel tavolo o nel pavimento per preservare ordine visivo.
Dal punto di vista acustico, il parametro chiave è il tempo di riverbero (RT60). Per sale dedicate a telecomunicazioni o videoconferenze si raccomandano valori tra 0,3 e 0,4 secondi per un parlato chiaro e intelligibile, mentre negli uffici di volume ridotto è preferibile rimanere nella fascia bassa del range 0,5–1,1 secondi.
Per ottenere questi valori sono utili pannelli a soffitto o parete, tappeti, tende pesanti e arredi morbidi che spezzano superfici rigide. Una sala elegante ma con eco eccessiva risulta stancante e poco professionale, soprattutto durante call e presentazioni.
Materiali, colori e dettagli che fanno la differenza
Materiali e palette completano il progetto. Una base neutra — grigi caldi, beige, bianco sporco — permette di far emergere dettagli come il grande piano in legno del tavolo. La psicologia del colore suggerisce il blu per favorire calma e concentrazione, il verde per migliorare il comfort visivo e la percezione di equilibrio. Studi comparativi su ambienti rossi e blu mostrano come le tonalità fredde vengano percepite come più adatte a compiti prolungati e a una collaborazione ordinata.
Dal punto di vista pratico, vale la pena scegliere superfici durevoli e facili da pulire, integrando elementi fonoassorbenti decorativi per migliorare il comfort. Piante, quadri sobri e una gestione ordinata dei cavi contribuiscono a rendere la sala accogliente e professionale, senza appesantirne l’estetica.
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