Manuale d’uso e manutenzione macchinari: ecco cosa deve contenere oggi secondo la normativa

La necessità per le aziende di attenersi a procedure di sicurezza sempre più complesse, si riferisce anche alla documentazione tecnica che deve necessariamente accompagnare le macchine destinate alle linee produttive, riportando informazioni precise, comprensibili e dettagliate. 

La normativa di riferimento, infatti, prevede che le istruzioni per una macchina vengano descritte con tutte le caratteristiche tecniche, prestazioni e modalità operative vere e proprie: dalle regole di utilizzo, alle procedure di installazione, alla manutenzione, all’eventuale trasferimento, smontaggio e trasporto.

Infatti, il fine di un manuale d’uso e manutenzione di una macchina è prima di tutto quello di avvertire l’utente riguardo all’utilizzo corretto di un apparecchio, evitando il più possibile le situazioni che potrebbero essere causate da incidenti di trasporto e utilizzo errato. 

Inoltre, un manuale di istruzioni per una macchina deve riportare sempre le foto originali dell’apparecchio, rendendo evidenti le eventuali modifiche effettuate nel corso del tempo.

I contenuti principali di un manuale d’uso e manutenzione
Non è raro trovare manuali di istruzioni non solo incompleti, ma che riportano informazioni errate, riferendosi addirittura ad un apparecchio di tutt’altro tipo.

Per capire meglio come procedere, è possibile consultare l’esempio perfetto di manuale d’uso e manutenzionerealizzato dai professionisti di Certificazionece.it, portale di approfondimento che mette a disposizione un ampio numero di guide con cui comprendere ogni aspetto legato al mondo dei macchinari all’interno dell’Unione Europea.

Prima di tutto, è necessario che l’indice del manuale di istruzioni sia chiaro ed esplicativo, in maniera tale da rendersi conto subito delle caratteristiche tecniche della macchina a cui si riferisce e dell’eventuale normativa a cui appellarsi.

Nel dettaglio, è necessario partire dall’introduzione, per poi procedere con le sezioni dedicate alla destinazione di utilizzo dello strumento, alla conformità agli standard qualitativi, alle operazioni di installazione e collaudo, alle istruzioni per l’uso corretto, alla formazione e addestramento degli operatori e del personale autorizzato. Sono inclusi riferimenti alla documentazione di riferimento, agli schemi elettrici, agli avvertimenti per rischi e pericoli e così via.

Redigere un manuale di istruzioni: ecco come si fa
Prima di tutto è bene considerare che ogni tipo di manuale di istruzioni di carattere tecnico viene redatto sulla base di una serie di direttive a cui occorre prestare attenzione. Le direttive riguardano il contesto produttivo di riferimento, e vengono modificate molto spesso, tuttavia consultarle online significa eseguire un lavoro corretto. 

Le direttive di riferimento possono sono infatti facilmente reperibili su Internet: anche le istruzioni di manutenzione delle macchine riguardano una serie di direttive da seguire, sulle quali è importante concentrarsi prima di redigere il manuale. 

Con la definizione di macchine, le direttive si riferiscono ad attrezzature e impianti dotati di sistemi di movimento, di rotazione, di scorrimento e così via, agli accessori e strumenti di sollevamento, ai dispositivi costituiti da funi, catene, cinghie e altri elementi simili e alle strutture in cui è inclusa una macchina di questo tipo, o una parte di essa. 

Nelle direttive si trova generalmente una parte dedicata alle indicazioni utili per la redazione di un manuale di uso e di manutenzione.

Le caratteristiche principali del manuale d’uso
Il manuale di utilizzo di una macchina può essere redatto in qualsiasi formato, cartaceo o digitale, spesso vengono richiesti entrambi, prestando sempre attenzione che le informazioni necessarie siano facilmente usufruibili. 

La lingua in cui viene redatto il manuale è quella del paese in cui la macchina è stata immessa sul mercato, ovviamente vengono successivamente elaborate diverse traduzioni, in base ai mercati esteri a cui è destinata la macchina stessa. Le traduzioni sono affidate ad aziende specializzate in questo lavoro, sulla base di trattative commerciali. 

Molto spesso si redigono manuali plurilingue, per facilitare la consultazione ma anche per rendere più semplici le operazioni di redazione e stampa. È comunque necessario indicare quando si tratta delle istruzioni originali, oppure di istruzioni tradotte a partire dal testo originale. 

I contenuti principali riguardano la descrizione tecnica della macchina, con eventuali disegni, la descrizione dell’uso della macchina, le avvertenze e precauzioni, oltre alle informazioni per l’installazione, il montaggio, la regolazione e la manutenzione, e tutte le procedure necessarie per lavorare in sicurezza ed escludere ogni possibile rischio.