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Economia e lavoro | 21 aprile 2020, 06:42

Conservazione sostitutiva: come può snellire il tuo business

Se hai un'attività e se svolgi il tuo lavoro a contatto con le aziende, grandi o piccole, dovresti avere dimestichezza con la conservazione sostitutiva

Conservazione sostitutiva: come può snellire il tuo business

Se hai un'attività e se svolgi il tuo lavoro a contatto con le aziende, grandi o piccole, dovresti avere dimestichezza con la conservazione sostitutiva. Lo scopo di questa guida è spiegarti meglio in cosa consiste tale procedura. Questo non solo perché di fatto la legge ha introdotto la conservazione, ma perché questo processo può aiutarti realmente a lavorare meglio e in più sicurezza. Scopriamo come.

Conservazione sostitutiva: di cosa si tratta

Dunque, vediamo cos'è la conservazione sostitutiva (Savino Solution offre interessanti approfondimenti), anche detta a volte 'a norma', è una recente introduzione della normativa italiana e che riguarda il modo in cui i documenti devono essere conservati. Informatizzare i vecchi faldoni, in sostanza, non solo è obbligatorio, ma è utile perché li rende validi ai fini fiscali, legali e giuridici anche nel tempo. Si tratta di uno strumento nato con due finalità:

  • snellire le procedure di archiviazione: questo vuol dire non essere più vincolati ai fogli e ai documenti di carta;

  • aumentare la validità legale dei documenti: questo aspetto deriva direttamente dal primo. Immagina infatti che debba essere prodotto un documento in tribunale come un audio. Se lo stesso non fosse digitalizzato, non avrebbe valore legale perché nessuno potrebbe assicurare che non sia stato manomesso.

La norma risale al 2004 e si riferisce al fatto che il documento, sia registrato su un supporto informatico, sia registrato su un supporto di tipo cartaceo, abbia comunque valore di legge. Come può aiutare il tuo business però?

Rendi la tu azienda più smart

Quanto tempo hai passato, nel corso degli anni, a rapportarti ad esempio con l'Agenzia delle Entrate o con uno qualunque degli uffici della Pubblica Amministrazione italiana? Uno degli ostacoli maggiori alla vita di un imprenditore è proprio la burocrazia. Invece di dedicarti al tuo business, sempre più spesso passi il tempo letteralmente sommerso dalle carte. Ebbene, forse non lo sai, ma esiste anche un'agenzia che fa capo al ministero dell'Econima, che si chiama proprio Agenzia per l'Italia Digitale. La buona notizia è che oggi è consentito, ed anzi è incoraggiato, l'adempimento di ogni pratica in via digitale, proprio grazie al fatto che i documenti conservato in via sostitutiva hanno valore di legge. Per questo, se ancora non l'hai fatto, dovresti valutare di passare al digitale, tanto per cominciare per risparmiare tempo che potesti impiegare nello sviluppo della tua attività.

La conservazione sostitutiva nel rapporto con i clienti

La conservazione di tipo sostitutiva però, non ti è utile solo nel rapporto con la Pubblica Amministrazione Se hai ad esempio un'attività nella ristorazione, conosci benissimo tutti i passaggi necessari con i tuoi fornitori. Lo stesso vale se, magari, gestisci una libreria. Documenti di trasporto in triplice copia, ordini da spuntare a mano, fatture da allegare ai relativi ordini ti fanno perdere tanto di quel tempo che sottrai in definitiva ai tuoi prodotti e ai tuoi clienti. Se hai uno studio legale poi, il continuo scambio di progetti di parcella, fatture, ma anche di atti che i tuoi assistenti devono stampare e allegare nei relativi faldoni, rischia non solo di farti sprecare energie e risorse, ma anche di crearti problemi seri. Immagina di dover depositare un ricorso e all'ultimo momento utile scoprire che l'atto non si trova, Capisci quanto può essere fondamentale il passaggio al digitale? Soprattutto, in definitiva, quello che conta è affidarsi ad un professionista che segua il processo di conservazione sostitutiva e ti aiuti.


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