I punti cardine per organizzare un evento di successo

Quando si decide di organizzare un evento, è importante non procrastinare, sedersi a tavolino con largo anticipo e mettere in chiaro i punti chiave per una buona riuscita.

Per la riuscita di un evento, di qualsiasi natura esso sia, non è possibile improvvisarsi. Ci sono tutta una serie di dettagli che non vanno sottovalutati. In questa guida andremo a vederli insieme.

Inviti e data dell’evento

Nella scelta della data preferiamo un giorno nel week-end o un festivo, quando è più probabile che i nostri invitati siano liberi. Evitiamo anche di mandare gli inviti troppo in anticipo o troppo a ridosso della data da noi scelta. Il lasso di tempo ideale per far recapitare gli inviti è con 2-3 settimane d’anticipo.

Motivo ed obiettivo dell’evento

Prima di tutto dobbiamo avere chiaro in mente qual è la motivazione che ci spinge ad organizzare questo evento. Si tratta di una festa aziendale per festeggiare il raggiungimento di certi risultati? Oppure è una raccolta fondi?

In ogni caso sarà importante chiedersi quali sono gli obiettivi che intendiamo raggiungere. Nel caso, ad esempio, di una raccolta fondi, questo si rivela particolarmente importante per capire quali persone e quanti invitati dovranno esserci.

Motivazione ed obiettivo ci permetteranno anche di scegliere la giusta location e tutti gli altri aspetti legati all’evento stesso.

Stabilire un budget

Il budget che abbiamo a disposizione detta legge sulle nostre scelte. Dovremmo prenderci il tempo per valutare esattamente tutte le spese che bisognerà affrontare, tra cui: affitto locale, cibo per gli invitati, animazione, Noleggio Banconi Bar, hostess, etc.

Se ci rendiamo conto che il budget a disposizione è troppo poco per curare tutti i dettagli come vogliamo, potremmo valutare l’idea di fare intervenire degli sponsor che potrebbero finanziare l’evento in cambio di pubblicità.

Scelta della location

La scelta della location è un punto importantissimo. Una location troppo informale potrebbe essere fuori luogo per una cena aziendale a cui parteciperanno i vertici dirigenziali. Si tratta di una location con giardino? Avremo bisogno di noleggiare l’allestimento esterno o ci sarà fornito direttamente dalla sede dell’evento? In caso di pioggia c’è la possibilità di utilizzare uno spazio all’interno?

Cibo

Per quanto riguarda il cibo per gli invitati, le alternative sono essenzialmente due. La prima è che sia la sede dell’evento a preparare il menù. La seconda è che dovremo contattare un servizio di catering.

Valutiamo entrambe le possibilità e scegliamo in base al nostro budget. Nella scelta del menù dovremmo tenere conto di chi soffre di intolleranza o che per scelta personale non mangia carne e derivati animali.

Di solito un servizio a buffet ha un costo inferiore rispetto ad un menù servito ai tavoli.

Attività

Un buon organizzatore di eventi sa che perché la serata scorra nel modo più gradevole possibile bisognerà pianificare delle attività. Prepariamo una scaletta che preveda spettacoli, giochi o interviste in base alla tipologia stessa dell’evento. Di solito, un po’ di musica non guasta mai.