Le analisi delle società di revisione durante gli audit sono sempre più precise ed esigenti, incentrandosi sul verificare l’esattezza delle scritture contabili obbligatorie come il Registro dei Beni Ammortizzabili o cd. Libro Cespiti, di conseguenza l’esatta gestione cespiti è sempre più complessa e necessita di strumenti e software dedicati come Geomap AMS.
Parliamo di software che permettono di automatizzare diversi processi, effettuare un monitoraggio in real time dei vari asset e di gestire i flussi di immissione, movimentazione e dismissione dei cespiti. Questi strumenti si devono integrare con l’ERP (es. SAP) aziendale al fine di integrarne le informazioni e offrire una soluzione integrata ed efficiente. Quali sono però le funzioni più utili che dovrebbero essere integrate all’interno di questo tipo di software? Scopriamolo insieme.
#1 Inventario e monitoraggio dei cespiti
Tra le funzionalità che non possono mancare in un software di asset management troviamo sicuramente tutte che consentono l’esecuzione delle attività di inventario ed etichettatura dei cespiti. Queste funzioni sono indispensabili ai fini di una gestione corretta ed efficiente. Software come Geomap AMS offrono interfacce mobile dedicate all’esecuzione delle attività di inventario in campo in modo geolocalizzato e consentono di reperire in real time dati fondamentali come foto, caratteristiche tecniche, matricola, ecc..
Il software ideale, inoltre, deve offrire strumenti di etichettatura dei cespiti attraverso etichette moderne e Smart come RFID, QR-code e NFC.
#2 Monitoraggio delle movimentazioni
Il mantenimento di un inventario richiede processi efficienti e software che li supportino. L’informatizzazione delle attività di movimentazione è presupposto fondamentale affiche i dati di inventario restino allineati alla realtà. I software più completi, come Geomap AMS, offrono strumenti specifici per la gestione dei processi di movimentazione dei cespiti tra le diverse sedi del cliente, supportando l’utente nella gestione delle richieste, procedure di rilascio e entrata dei cespiti da movimentare.
#3 Gestione delle dismissioni
L’uscita di un cespite dal ciclo produttivo dell’azienda rappresenta un momento importante dal punto di vista gestionale, avendo requisiti formali e effetti sostanziali. In particolare, da punto di vista formale, la normativa italiana richiede la produzione di documentazione specifica, attestante la fuoriuscita del cespite dal ciclo produttivo dell’impresa e dunque la sua dismissione (dichiarazione decreto Ronchi, dichiarazione di vendita, ecc.). Per supportare tali processi, il software di asset management deve consentire all’utente di gestire i processi che portano alla dismissione. In particolare, le fasi di approvazione della dismissione e caricamento dei documenti previsti dalla legge. Inoltre, software come Geomap AMS, dialogano costantemente con l’ERP aziendale al fine di mantenere i dati sempre allineati.
#4 Integrazione con l’ERP
L’integrabilità con l’ERP è un requisito fondamentale per un software di gestione fisica dei Cespiti. Software come Geomap AMS, infatti, offrono un eccellente gestione dei cespiti dal punto di vista fisico e della loro allocazione ma lasciano la gestione dei dati contabili (ammortamenti, valore residuo, ecc.) all’ERP aziendale che, di norma, coordina tutti gli aspetti contabili dell’azienda e produce la contabilità ufficiale. L’integrazione tra i due software consente dunque di valorizzare al massimo i punti di forza dei due prodotti e offrire una soluzione unica ed efficiente ai Clienti.
Gestione della documentazione Ad ogni cespite aziendale sono associati numerosi documenti, quale certificati di garanzia, fatture, dichiarazione di vendita e molto altro. Una attenta organizzazione della documentazione giocherà quindi un ruolo fondamentale in una gestione efficiente degli asset. Da queste esigenze, software strutturati di Asset Management permettono una gestione completa dei documenti di cespiti e impianti con la possibilità di impostare anche scadenze e promemoria. I vantaggi sono immediati e numerosi, avendo tutti i documenti a portata di un click.