Digitalizzare l’archivio cartaceo aziendale: un atto che aiuta l’azienda e l’ambiente

Come è noto, le aziende italiane navigano in un mare di carta. Basta fare un giro in una qualsiasi azienda del Bel Paese per vedere come gli uffici siano invasi da montagne di documenti: ordini, fatture, documenti di spedizione, contratti, ma anche - specialmente nel caso di aziende manifatturiere - di manuali e schede tecniche.

Il dramma è che questa è solo la punta dell’iceberg di carta: perché se gli spazi quotidiani sono invasi dalla carta, l’archivio aziendale è il luogo dove questa carta si accumula in modo inesorabile - e più o meno ordinato - nel corso degli anni. Tutto ciò che non serve attualmente, ma potrebbe servire in futuro, vi finisce: ecco il corpo sommerso dell’iceberg di carta.

Il guaio però è che l’archivio cartaceo tipicamente è conservato male: per pigrizia e inerzia di solito si ritaglia uno spazio decisamente non adeguato nei locali aziendali - sottoscala, ripostigli - e si accumula - spesso in senso letterale - tutto quanto in maniera disordinata. Da qui un secondo guaio: che poi quando il documento finito in archivio serve veramente - per il malfunzionamento di una macchina, per una vertenza legale con un fornitore o cliente - non lo si riesce a trovare con tutto ciò che ne consegue.

Inoltre - aspetto non di secondaria importanza - questo proliferare di carta è nocivo per l’ambiente: gli ettari dedicati alla coltivazione del pioppo, le lavorazioni a cui la materia prima deve essere sottoposta, il trasporto della merce finale al grossista e dal grossista al rivenditore.

Infine, i costi per l’azienda: le stampanti, i toner, ma anche le spese, le perdite di tempo a cercare il documento, lo spazio dedicato all’archivio. Tutti elementi che pesano sul bilancio e la produttività aziendali.

La soluzione a tutti questi problemi passa dalla digitalizzazione dei documenti cartacei e dai flussi che li producono.

Nel primo caso è fondamentale appoggiarsi a professionisti esterni che guidino il processo: il tipico errore di chi vuole digitalizzare è quello di voler digitalizzare tutto l’archivio subito e indiscriminatamente. Se però alla base del processo di digitalizzazione non vi è un più ampio processo di riordino, inventariazione e scarto archivistico, il risultato che si ottiene è la semplice riproduzione 1 a 1 in digitale del caos che prima era solo cartaceo.

Alcune aziende offrono un servizio integrato di gestione e digitalizzazione dell’archivio cartaceo: l’archivio viene riordinato, schedato e spostato in locali esterni realizzati ad hoc, e quando il cliente necessita di un preciso documento, questo viene ricercato e inviato digitalmente al cliente.

L’altra operazione da fare è la digitalizzazione dei processi che portano alla proliferazione del cartaceo, impedendo che esso si formi e si accumuli. Strumento imprescindibile in questo senso è un software per la gestione per la posta elettronica certificata.

Con un gestionale per la posta elettronica certificata diventa possibile convertire il flusso di documenti cartacei in un flusso ordinato di documenti digitali, conservabili con maggiore sicurezza a parità di valore legale e contrattuale.

Tipicamente questi servizi vengono offerti come parte di un pacchetto unico da parte di un unico interlocutore. È il caso di Euroged, azienda attiva nella gestione e conservazione dei documenti, che si occupa tanto di gestire il cartaceo che già c’è nelle aziende, quanto di implementare logiche per cui esso smetta di essere prodotto.